外国人人材採用決定後に必要な手続きをわかりやすく解説

外国人材の採用が決定したものの、その後どんな手続きをしたらいいのか、どのような手続きが必要なのかとお悩みの企業様もいらっしゃるのではないでしょうか？

そこで今回は、「採用決定後から入社、入社後に必要となってくる手続き」ついてわかりやすく解説します。

目次

1. 採用決定後の受入準備
2. 受入前手続き
3. 入社
4. 入社後【企業】
5. 入社後【候補者】
6. まとめ

1．受入準備

在留資格の準備と同時に外国人が日本で生活するためのサポートを進めましょう。
→在留資格については「在留資格についてわかりやすく解説！」からご確認いただけます。
日本で生活するためのサポートとして、具体的には、以下のようなサポートを実施することを弊社ではおすすめしています。

国内在住者
・住居の確保
・役所の手続き
＊必要に応じて対応

海外在住者
・住居の確保
・住民登録などの役所手続き　
・銀行口座の開設　
・携帯電話の契約　
・日本での生活全般、防災時の対応の説明など
※通訳など書類準備の対応

弊社では、受入サポートも提供しています。

2．受入前手続き

受け入れ準備が整ったら、書類提出などの準備に取り掛かりましょう。
外国人も日本人と同じ条件で社会保険に加入する必要があります。そのため、日本人同様に社会保険の手続きを進めます。
また「在留カードのコピー」「パスポートのコピー」は、今後の在留資格の更新のために必要となるので、入社前に提出させることを推奨しています。

3.入社

入社時には、日本人よりも就業規則や社内ルールなどを細かく説明する「オリエンテーション」の機会があるとよいです。
特に時間についての考え方は、文化や慣習の違いからギャップが起きる可能性があるため、具体例を用いて説明することをおすすめしています。

また今後外国人の採用を拡大しておこうと考えている企業様は、就業規則や社内ルールなどの日本語を英語や母国語に翻訳することをおすすめしております。

４.入社後【企業】

外国人雇用状況の届出*の提出

外国人が入社後、入社月の翌月末までに「外国人雇用状況届出書」をハローワークに届け出ることが義務づけられています。届出では「氏名、在留資格、企業情報」などを提出します。申請内容は、難しいものではなく、またオンラインで申請可能なため入社後の社内フローに入れ込むことを推奨しております。
この届出を申請し忘れた場合の罰則となるので、要注意です。

*「外国人雇用状況の届出」とは
外国人を雇用する事業主の義務となっており、外国人を雇用したり、雇用した外国人が退職・離職した際に事業主が、オンラインもしくはハローワークを通じて厚生労働大臣に届け出るものです。雇用対策法 第二十八条に定義されています。

「外国人雇用状況の届出」の対象となる外国人

・雇用保険の被保険者ではない
・日本国籍を有しない方で、在留資格「外交」「公用」以外の方
・「特別永住者」以外の方
外国人が雇用保険被保険者の場合は、雇用保険の加入・離脱の手続きが雇用状況の報告になりますので、「外国人雇用状況の届出」を提出する必要はありません。

外国人雇用状況届出書の手続き方法

外国人雇用状況の届出先はハローワークです。
提出する方法は、①実際に窓口での申請と②電子申請の2種類があります。

それぞれの手続き方法について解説します。

①ハローワーク窓口での手続き

「外国人雇用状況届出書（様式第３号）」をハローワークの窓口に提出します。
外国人雇用状況の届出における届出方法は、雇用保険被保険者の場合とそれ以外の場合で異なります。
雇用保険の被保険者の場合は以下の書類の提出が必要です。
雇入時：雇用保険被保険者資格取得届
離職時：雇用保険被保険者資格喪失届

②電子申請での手続き

電子申請は、ハローワークインターネットサービスより行います。

申請・届出：外国人雇用状況届出システム
マニュアル：外国人雇用状況届出システム操作マニュアル

窓口での手続きよりも時間がかからず簡単にできるので、電子申請がおすすめです。

外国人雇用状況の届出を申請し忘れた場合の罰則

外国人雇用状況の届出を申請し忘れた場合、30万円以下の罰金が科せられます。また、当然ながら虚偽の申請を行った場合も同様に罰金が科せられます。

虚偽の申請とは、例えば雇用主が外国人であるとわかっていながら、在留資格や在留期間の確認を怠り、誤った届出を提出してしまった場合などが当てはまります。届出の記載内容の正確性については、事業主が責任を負うことになりますので、必ず、外国人本人がもっている在留カードの確認をしてください。

外国人雇用のルールに関するパンフレット（厚生労働省）や外国籍人材の適切な雇用チェックリストにて外国人雇用のルールを確認できます。

5. 入社後【候補者】

・住民登録 新たに日本に入国し、入管法上の在留資格をもって日本に中長期間在留する(「中長期在留者」在留カード交付対象者）方は、市区町村に新たに住所を定めた日から14日以内に、在留カード（空港等で在留カードが交付されなかった方については、パスポート）などをお持ちいただいて、お住まいの市区町村に転入の届出を行う必要があります。
参照元：総務省

・銀行での口座開設 外国籍人材の方が口座を開設するためには「仕事や留学を目的に日本に6か月以上滞在している」もしくは「住民票を取得している」必要があります。

銀行口座開設でおすすめの銀行を２つご紹介します。

①ゆうちょ銀行
必要な書類：有効期限内の在留カード、特別永住者証明書、パスポート、印鑑
利用可能ATM：ゆうちょ銀行、新生銀行、セブン銀行、みずほ銀行、三井住友銀行、りそな銀行、三菱UFJ銀行
ATM引出手数料：ゆうちょATMでは24時間無料
海外送金手数料：2,000円
6か月以上の在留カードがあり、必要な書類を揃えれば銀行口座を開設することができます。全国に店舗・ATMがあります。手数料は時間内無料で、海外入金・送金も可能です。
参照：口座を開設される外国人のお客さまへ

②三菱UFJ銀行
口座開設に必要な書類：有効期限内の在留カード、特別永住者証明書、運転免許証、印鑑、パスポート（健康保険証、学生証、社員証などの提示が必要な場合もあり）
利用できるATM：三菱UFJ銀行、セブン銀行、インターネット、ローソンATM、ゆうちょ銀行、三菱UFJ銀行
ATM引出手数料：利用時間内は三菱UFJ銀行、セブン銀行、インターネット、ローソンATMは無料、利用時間外は1回につき108円
※ 店舗によっては該当しないところもある
海外送金手数料：3,500～4,000円に加えて送金金額の0.05％とされており、最低2,500円程度
参照：口座開設時の本人確認書類

・自動車免許の手続き
下記３つの方法で日本の運転免許を取得することができます。
①通常の運転免許試験（一般受験）を受けて取得する。
②指定自動車教習所を卒業して運転免許試験の一部免除を受けて取得する。
③外国免許を有する方が運転免許試験の一部免除を受けて取得する。
【条件】
・申請するときに有効な外国の運転免許証を持っていること。
・外国の運転免許証を取得後、通算して3月以上滞在していたこと。

申請場所や受付時間、申請に必要な書類、手数料等の詳細は各都道府県警察の運転免許センターによるので、そこで確認する必要があります。
参照元：警視庁
外国人が日本に入国したのちに必要となる手続きは、 『外国人採用～入国の必要手続き～』に詳しく記載しています。

6. まとめ

今回は、採用決定後にはどのような手続きが必要なのかを解説いたしました。
受入サポートにご興味ございましたら、こちらよりお問い合わせください。